Ser más productivo es posible y Gmail nos da una mano para lograrlo

Tengo que reconocer que mi cuenta de Gmail es un desastre, está todo desorganizado y me olvido que es la herramienta que más utilizo. Todo mejoró desde que Google selecciona los mensajes según categorías especiales como principal, social, promociones y notificaciones, pero realmente eso no es suficiente si necesitás mejorar tu productividad con gmail.

Gmail es sin duda uno de los mejores clientes de correo electrónico en la actualidad, cuenta con las herramientas necesarias para hacer prácticamente lo que necesites y conectada a los servicios de Google se potencia aún más. Hoy voy a contarte qué estoy haciendo en mi cuenta de Gmail para ser más productivo.

¿Por qué decidí enfocarme en Gmail para mejorar mi productividad?

• Muchas veces han "matado” al email. La verdad es que sigue más vivo que nunca.
• Las comunicaciones importantes pasan por mi email.
• Los navegadores tienden a consumir cada vez más recursos y cada pestaña de apps de productividad tiene su costo.
• Prefiero crear mi centro de productividad en Gmail que tener aplicaciones para notas, tareas, recordatorios, etc.

Personalmente esto sucede a menudo, siempre probando aplicaciones nuevas que prometen mejorar mi productividad y al final solo consigo perder tiempo. El email es lo primero que abro cuando empiezo el día, lo tengo en el móvil, en la notebook, en todos lados, hay newsletters que me dan un resumen de las noticias del día, mensajes de clientes como para ir haciéndome la idea de lo que se viene, entre muchas cosas más. ¿No creés que el centro de nuestra productividad se tiene que basar en gran parte del buen uso del correo electrónico? A continuación te voy a contar cómo lograrlo:

Gmail y el uso de etiquetas para mejorar tu productividad

Como no podía ser de otra forma, el buscador de Gmail es excelente, usa el mismo motor que su buscador del cual no hace falta decir nada y encuentra lo que necesites tanto en tus conversaciones de chat (hangouts) como en tus emails.

Lo que tenés que hacer es etiquetar todo lo que necesites recordar de alguna forma en un futuro, por ejemplo si estoy hablando por chat con un amigo y me recomienda un libro, podrías usar algo como #LeerLibro y listo. Luego cuando tengas tiempo de organizar tus conversaciones buscás con esa etiqueta y te listará los libros para leer.

Típico: En mi caso tengo muchos intentos fallidos de organizar una lista de compras para el supermercado.  He instalado muchas aplicaciones familiares donde podemos ir armando listas de compras entre dos o cosas para hacer, el caso es que nunca las terminé de usar. Ahora con las etiquetas de Gmail se puede agregar un mensaje con #ListaDeCompras "chocolates” y luego en el supermercado buscar esa etiqueta para recordar todo lo que teníamos que comprar. 

Ahora para SoyTecno puedo utilizar Gmail para guardar notas o enlaces de interés. Si veo un artículo sobre productividad, lo envío a mi Email con las etiquetas #SoyTecno y #Productividad. Llegado el momento de escribir, sólo tengo que buscar esas etiquetas y listo, vuelvo a recordar todos los enlaces que busqué hace tiempo y ya no tenía idea dónde estaban.

Calendario de Google y lista de tareas

El calendario de Google vinculado con Gmail es altamente recomendable. El widget que se activa desde Configuración > Labs, muestra un resumen de los eventos por venir y permite agregar rápido y fácil con la función Quick Add cualquier evento que necesites. Luego desde Google Calendar podés manejar tranquilo todos tus asuntos.

Lista de tareas de Gmail

Podés optar por usar la lista de tareas que Gmail ofrece, es muy sencilla y está siempre visible. Solo tenés que abrirla desde la pestaña "Tareas” que se encuentra en el menú desplegable como "Gmail”, "Contactos” y "Tareas”. Verás una ventana similar a un chat de hangouts en donde marcar cada tarea para recordar. Algunas ideas que se me ocurren:

• Marcar con una estrella cada mensaje que sea importante en tu casilla diaria, luego agregás una tarea para cada email importante. Para saber que mensajes ya guardaste destildás la estrella.
• Gmail permite crear distintas listas de tareas. Podés aprovechar esa característica para armar listas según tus clientes o prioridades. En mi caso divido mis listas por proyectos.
• Así como abrís tu correo a diario para ver tus nuevos mensajes, podés tener tus tareas del día listas para empezar a trabajar.

Todoist para gestionar tareas en Gmail

Yo soy un poco más exigente con la gestión de tareas y opté por instalar Todoist en mi Gmail. ¿Cómo hacerlo? Sólo tenés que instalar la extensión de Todoist en Chrome y se te abrirá una nueva pestaña como mencioné recién con el gestor de tareas. Todoist es bastante más completo que la simple herramienta de tareas de Google y ofrece características premium a un costo accesible si realmente trabajás con tu correo electrónico.

Reduciendo el consumo de Gmail en el navegador

Trabajo con una notebook y sus años le pesan, eso me lleva a buscar la forma de optimizar los recursos para que siga siendo la pareja perfecta. Hay aplicaciones robustas y Gmail no es la excepción, si bien tiene funciones muy buenas no todo es color de rosa y la pestaña abierta 24/7 puede causar algunos problemas. Si tu caso es similar al mío, podés instalarGoogle Mail Checker en Chrome y eso te permite agregar un ícono en la parte superior de tu navegador que te avisa cada vez que recibas un correo nuevo, de esa forma no hace falta que esté siempre activa la pestaña.

Cómo salvarte de dar pasos en falso y errores embarazosos

¿Nunca te ha pasado que estás por enviar un email y te estás olvidando de adjuntar el archivo que prometiste? o ¿cuántas veces estás saludando como Sra. y en realidad es Sr.?

Para todo esto existe una solución y viene incorporada en Gmail, se trata del "Undo Send” o "Deshacer el envío”.

Se activa desde Configuración > Deshacer el envío >  Tiempo que quieras darle.

Ahora ya podrás ocuparte de revisar bien tus mensajes inclusive cuando ya has clickeado en ‘enviar’.

Uso de filtros para mejorar tu productividad en Gmail

No podía terminar la nota sin mostrar los filtros de gmail y cómo usarlos para mejorar tu productividad.

Es muy probable que tu cerebro necesite descansar y para eso los filtros son los aliados perfectos. Con ellos podés ordenar automáticamente el contenido que llega a tu correo electrónico según ciertas preferencias.

Desde Cofiguración > Filtros > Crear nuevo filtro

Algunas ideas para aplicar filtros:

• Archivar mensajes automáticamente

Hay robots muy serviciales que a vece se pasan. Por ejemplo los de las redes sociales que nos están notificando cosas que realmente no nos interesa, así que lo ideal es crear un filtro para esos temas y archivarlos automáticamente, luego si los necesitamos los buscamos, no hay problema.

En mi caso armé un filtro para archivar como no leído todos los mensajes que manda Twitter notificando lo que pasa con mi cuenta (@jorjerojas), además, los organizo con la etiqueta #Twitter anidada en #RedesSociales. Hice lo mismo para Facebook.

• Filtrar mensajes para marcar como leídos

Existen muchos mensajes que importa guardar pero no importa leerlos, y ese tiempo que perdemos en abrir el mail sólo para marcar como leído se puede reducir usando filtros.

Por ejemplo en mi caso suelo comprar cosas con mi cuenta de PayPal y todos los recibos de pagos no hace falta leerlos. Para solucionar esto y no perder tiempo se puede crear un filtro que marque como leído y archive bajo la etiqueta #recibos #paypal todos los mensajes que lleguen a mi correo.

• Filtrar todos los newsletters con la palabra ‘unsubscribe’

Hay newsletter que sí deseamos recibir pero hay muchos otros que no tanto. Para esto podemos agrupar todos los newsletter con la palabra ‘unsubscribe’ (legalmente todos la tienen) y luego podemos crear filtros para los que queramos tener visibles en nuestra casilla de mensajes.

Como en temas de productividad soy bastante nuevo, te agradezco que compartas conmigo y el resto de los lectores tus secretos o aplicaciones para mejorar tu productividad en el trabajo. De mi parte prometo hacer una próxima entrega con las aplicaciones imprescindibles para agregar a gmail.